Jak przygotować firmę do wdrożenia ERP, zanim zacznie się projekt

Meta title: Wdrożenie ERP w firmie – jak się przygotować krok po kroku

Meta description: Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP: inwentaryzacja procesów, czyszczenie danych, zespół projektowy i sprzęt. Praktyczny przewodnik dla IT.

Projekty ERP rzadko przegrywają przez sam program. Częściej wykładają się na danych, rolach i oczekiwaniach ustalonych zbyt późno. Poniżej znajdziesz plan przygotowań, który skraca drogę od podpisania umowy do pierwszego dnia pracy na nowym systemie.

Skąd biorą się problemy w projektach ERP

Wyobraź sobie firmę, w której magazyn prowadzi własny arkusz, księgowość drugi, a handlowcy trzeci. Każdy dział działa sprawnie, ale po swojemu. Gdy przychodzi czas na wspólny system, okazuje się, że ten sam towar ma trzy nazwy i dwa kody.

To przykład ilustracyjny, ale mechanizm jest powszechny. System ERP nie naprawi bałaganu w procesach. Przeniesie go do nowego miejsca, tylko szybciej.

Zacznij od mapy procesów, nie od listy funkcji

Zanim zaczniesz porównywać systemy, spisz, jak firma pracuje dzisiaj. Lista funkcji z folderu sprzedażowego niewiele powie. Mapa własnych procesów pokaże, czego naprawdę potrzebujesz.

Na początek wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań:

• Którędy przechodzi dokument od zamówienia do faktury?
• Gdzie ktoś przepisuje dane ręcznie z jednego pliku do drugiego?
• Które raporty zarząd dostaje po terminie i dlaczego?
• Jakie zewnętrzne programy muszą współpracować z nowym systemem?

Takie odpowiedzi stają się materiałem do analizy przedwdrożeniowej. Im są konkretniejsze, tym mniej poprawek pojawi się w trakcie projektu.

Dane do migracji: co sprawdzić przed przeniesieniem

Czyszczenie danych to etap, który najczęściej się lekceważy. Robi się je na początku, a nie tydzień przed startem. Poniższa tabela pokazuje, od czego zacząć.

Nie przenoś wszystkiego bez namysłu. Stare, nieaktywne rekordy lepiej zarchiwizować osobno, zamiast ciągnąć je do nowego systemu.

Zespół projektowy po stronie firmy

Wdrożeniowiec nie zna Twoich procesów tak dobrze jak Twoi ludzie. Dlatego firma potrzebuje właściciela projektu z prawem do decyzji. Bez niego każda wątpliwość wraca do zarządu, a harmonogram zaczyna się przesuwać.

Dobrze, gdy w zespole są też osoby, które będą używać systemu na co dzień. Księgowa, magazynier i handlowiec zauważą rzeczy, które umkną działowi IT. Zaangażuj ich na etapie analizy, a nie dopiero na szkoleniu.

Rola partnera wdrożeniowego i dobór systemu

Dobry partner najpierw pomaga dobrać system do firmy, a dopiero potem go konfiguruje. Primaco działa jako Partner Comarch od 2007 roku. Według informacji firmy zrealizowała ona ponad 500 wdrożeń systemów Comarch. Partner z takim doświadczeniem poprowadzi wdrożenie Comarch ERP Optima od doboru rozwiązania po uruchomienie. Gdy potrzeby firmy są większe, wskaże też inne systemy, na przykład Comarch ERP XL lub Altum.

Niezależnie od wybranego integratora, zadaj mu kilka pytań. Kto będzie Twoim opiekunem w projekcie? Jak wygląda analiza przedwdrożeniowa? Co dzieje się po uruchomieniu, gdy pojawią się pierwsze błędy? Odpowiedzi dużo mówią o tym, jak będzie wyglądała współpraca.

Sprzęt i infrastruktura pod nowy system

System ERP jest tak szybki, jak środowisko, na którym pracuje. Serwer, stacje robocze, sieć i kopie zapasowe trzeba zaplanować razem z oprogramowaniem. Inaczej pierwszy raport z dużego zakresu dat wyjdzie wolno i zniechęci użytkowników.

Planuj sprzęt na kilka lat, nie na pierwszy rok. Firma, która rośnie, szybko wykorzysta zapas mocy z dnia startu. Część integratorów, w tym Primaco, przedstawia sprzęt i oprogramowanie w jednej ofercie i myśli o perspektywie wieloletniej.

Szkolenia i pierwsze tygodnie po starcie

Szkolenie najlepiej prowadzić na danych firmy, a nie na demonstracyjnej bazie. Użytkownik widzi wtedy własnych kontrahentów i własne towary. Szybciej łapie, jak system przekłada się na jego codzienną pracę.

Po uruchomieniu prowadź prostą listę zgłoszeń: co nie działa, co jest niejasne, co wymaga zmiany w konfiguracji. Dzięki niej nie zgubisz drobnych uwag, które po miesiącu składają się na realny problem. Wtedy łatwo ocenić, czy trzeba doszkolić ludzi, czy poprawić ustawienia.

Artykuł sponsorowany